Nederlands Fonds voor Podiumkunsten (NFPK+)
The Client
Nederlands Fonds voor Podiumkunsten (NFPK+) brings together all the performing arts disciplines into a single organisation that considers the entire chain, from creating and producing to programming and audience-building.
The Dutch Funding Organisation makes awards to professional arts organizations and individuals using a peer assessment process. The Netherlands is home to many companies, ensembles, orchestras and creators respected around the world. There is a well-equipped and well-distributed network of venues to exhibit the entire range of disciplines. NFPK works to retain and enhance what is already good and to help streamline those areas that require improvement.
This naturally presupposes the existence of a wellfunctioning funding structure.
Grant Management Solution
NFPK decided to implement Quest’s AIMS Grant Management Solution to provide more efficient and effective ways to deliver services to grant applicants.
The AIMS System will be used to gather information from artists and organisations which is fed into the AIMS database where all information on each client is centrally stored and easily retrieved. Each Grant Application will follow an electronic "workflow" to ensure all applications are processed and assessed fairly and in the same way.
The new Grant Management solution will provide NFPK staff with “information at their fingertips”, and will as a result, offer more efficient communication with artists and organisations.
NFPK+ will use the new software to ensure closer contact with the sector and improve transparency, accessibility, visibility and administrative procedures. In doing so, it will seek to strike the right balance between continuity and a satisfactory degree of flexibility.
Natural England
The Client
Natural England is a government agency operating under the remit of the Department for Environment, Food and Rural Affairs. The newly formed agency combined the work of the former Countryside Agency, English Nature and the Rural Development Service. In bringing together the functions carried out by these organisations, Natural England will be able to provide an integrated service, making it easier for the public to get advice on all matters concerning access and the use of England's natural environment. The Agency works for people, places and nature, to enhance biodiversity, landscapes and wildlife in rural, urban, coastal and marine areas; promote access, recreation and public well-being; and contribute to the way natural resources are managed so that they can be enjoyed now and in the future.
Natural England deliver the Government’s programme of financial incentives to farmers and land managers for the protection and enhancement of the natural environment. In combining 3 separate organisations into one, a new grant management system was required to enable Natural England bring it’s grant services closer to the public they strive to serve. With this in mind, AIMS was chosen as their preferred Grant Management Solution
AIMS will now be used to run all of Natural England’s Grant Schemes including;
- National Nature Reserve Capital Grants
- Land Purchase Grants Scheme
- Biodiversity Action Fund
- Sustainability Fund
Grants Management Solution
Applicants will be able to apply for Grants on-line and the application will then be processed internally using Natural England’s own reviewing processes, which are reflected in AIMS.
All data will be centrally stored, making reporting, auditing and accountability much easier.
Arts Council England
De Cliënt
De Arts Council England is een overheidsinstelling voor de bevordering van kunst en cultuur in Engeland, die als taak heeft subsidiegelden vanuit de overheid en uit het fonds van de National Lottery aan kunst- en cultuurinstellingen en kunstenaars te verlenen. Er is sinds haar oprichting in 2002 (uit de fusie van de tien onafhankelijke Regional Arts Boards) veel veranderd binnen de organisatie; wat echter hetzelfde is gebleven, is de niet-aflatende inzet van de Arts Council England voor alle betrokkenen. Tussen 2006 en 2008 zal de Arts Council England £ 1,1 miljard aan subsidiegelden van de overheid en uit het fonds van de National Lottery investeren om kunst en cultuur te ondersteunen.
De Uitdaging
Besloot de Arts Council England dat het wenselijk was een uniform subsidiebeheersysteem voor alle regio’s die onder het beleid van de Arts Council vallen – 9 in totaal – aan te schaffen en in te voeren. Het te implementeren systeem, dat browser-based diende te zijn, zou de uiteenlopende systemen vervangen die tot dan toe door de verschillende regiobureaus van de Arts Council werden gebruikt. Het nieuwe systeem zou in ieder geval moeten voldoen aan de volgende eisen:
- het bieden van een Central Contacts Repository, d.w.z. een bewaarplaats voor het opslaan van centrale contacten
- volledig beheer en volledige automatisering van het gehele subsidieproces in alle regio’s
- krachtige MIS- (management informatie systeem) en rapportagefuncties
- de mogelijkheid tot integratie met het bestaande financiële systeem (Oracle Financials)
De Oplossing
Een team zakelijke analisten en ICT-ontwikkelaars van de Arts Council was al aan het werk met een prototypeaanpak voordat AIMS als oplossing gekozen werd. De keuze viel op AIMS omdat dit systeem – dankzij zijn flexibiliteit – zodanig geconfigureerd kon worden dat het aan alle gestelde vereisten voldeed, zonder de kosten en risico’s die zijn verbonden aan het ontwerpen en bouwen van een systeem op maat.
De ICT-ontwikkelaars van de Arts Council kregen training in AIMS-technologie, zodat ze hun prototype in de AIMS-architectuur konden implementeren, die vervolgens als standaard werd ingesteld voor alle toekomstige projecten.
Zodra de analisten bekend waren met de omgeving, kon men direct de organisatieprocessen, regels en organisatiestructuren van cliënten in het systeem zetten. Het ontwikkel- en implementatieteam van Quest zorgde in overleg met het projectteam van de Arts Council voor een naadloze aansluiting, terwijl de senior projectmanager van Quest gedurende het gehele project drie dagen per week aanwezig was om de implementatie te begeleiden en alles ter plaatse in goede banen te leiden. Deze samenwerking zorgde ervoor dat het project bijzonder snel en effectief kon worden afgerond.De eerste fase van dit organisatiebrede systeem draaide al in juli 2006, waarna de overige 800 gebruikers in oktober met het nieuwe systeem aan de slag konden – op tijd en binnen de begroting.
Sports Council for Wales
The Cliënt
De Sports Council for Wales is een overheidsinstantie die financiële ondersteuning ontvangt van de Welsh Assembly (de regionale regering van Wales) en die verantwoordelijk is voor het bevorderen van sport en recreatie in Wales en het ontwikkelen van initiatieven op dit gebied. Deze lokale Sportraad in Wales heeft zo’n 180 mensen in dienst, waaronder medewerkers die werkzaam zijn op het hoofdkantoor, regionale medewerkers, en medewerkers die werkzaam zijn bij een tweetal nationale centra die verbonden zijn aan de Sportraad: het Welsh Institute of Sport in Cardiff en het Plas Menai National Watersports Centre in de buurt van Caernarfon. Het hoofdkantoor van de Sportraad bevindt zich in het Welsh Institute of Sport in Cardiff.
De Uitdaging
De Sportraad, die gefinancierd wordt door de Nationale Loterij en de nationale overheid, voert het beheer over meer dan 10 verschillende subsidieprojecten. Tot op heden was de Sportraad grotendeels aangewezen op handmatige invoer van gegevens en controle van zakelijke processen. Dit betekende dat alle gegevens in een aantal ongelijksoortige databases werden geregistreerd, verspreid over de organisatie – hetgeen resulteerde in een zeer gefragmenteerde administratie. Er was geen sprake van een algemene database voor het beheer van subsidies en de diverse informatie inzake subsidieverzoeken en subsidieaanvragers.
De Oplossing
In 2004 gaf de Sportraad opdracht aan een onafhankelijk adviesbureau om een overzicht te maken van de behoeften van de organisatie, waarbij niet alleen aandacht besteed zou worden aan de voorbereiding die nodig was om een nieuw geautomatiseerd systeem te introduceren, maar waarbij ook de verschillende administratie- en beheerprocessen van het subsidieprogramma zouden worden belicht. Het onderzoek werd uitgevoerd, er werd een gedetailleerde vergelijking gemaakt tussen de verschillende systemen op de markt, en in de daarop volgende aanbestedingsprocedure kregen verschillende aanbieders de gelegenheid een offerte uit te brengen. Op basis van al deze informatie besloot de Sportraad voor de aanschaf van AIMS te kiezen.
Hieronder volgen enkele van de belangrijkste (toekomstige) mogelijkheden die het subsidiebeheersysteem AIMS biedt:
- De mogelijkheid voor gebruikers om in één oogopslag zien met betrekking tot welke aanvragen actie gewenst is (via AIMS inbox), de mogelijkheid om gebruik te maken van checklists en om standaardbrieven te ontwerpen.
- Online toegang voor aanvragers om een aanvraagformulier in te vullen en de voortgang van hun aanvraag te bekijken.
- De mogelijkheid voor gebruikers om te bepalen of cliënten andere subsidies hebben aangevraagd of ontvangen, en de mogelijkheid om per subsidieregeling of project te zoeken op subsidies, mensen of organisaties.
- Het verlenen van toestemming aan geautoriseerde gebruikers om alle documenten die betrekking hebben op een bepaalde aanvraag in te zien, zonder papieren dossiers te hoeven opvragen.
- Online beoordeling en goedkeuring van subsidies en betalingen.
- Het sturen van automatische herinneringen aan gebruikers indien vervaldata zijn verlopen zonder dat er actie is ondernomen, en een functie die ervoor zorgt dat taken en aanvragen in de inbox van de gebruiker blijven staan totdat ze zijn afgehandeld.De mogelijkheid voor gebruikers om, wanneer zij met vakantie gaan, taken aan andere leden van hun team toe te wijzen.
Het systeem, dat binnen een half jaar in gebruik werd genomen en binnen het budget paste, wordt binnen de gehele Sportraad intensief gebruikt. Het voorziet in een centrale database van subsidiecontactpersonen en biedt een “collaborative” werkomgeving voor medewerkers en hun leidinggevenden.
Department of Community, Rural & Gaeltacht Affairs
De Cliënt
Het Department of Community, Rural and Gaeltacht Affairs (het Ierse ministerie van lokale en plattelandszaken en Gaeltacht-aangelegenheden) is verantwoordelijk voor de bevordering en het behoud van het culturele, sociale en economische welzijn van de zeven erkende “Gaeltacht regions” (Iers-sprekende regio’s) in Ierland. Daarnaast heeft de Islands Section van het ministerie als taak de duurzame ontwikkeling van de bewoonde, ver uit de kust gelegen eilanden in het bijzonder te bevorderen, en te voorzien in een adequaat niveau van voorzieningen voor de eilandbewoners.
De Uitdaging
Om zijn mandaat te kunnen vervullen, dient het ministerie zorg te dragen voor een gestandaardiseerde en consequente wijze waarop subsidieaanvragen behandeld worden. Om een dergelijke uniforme subsidiebehandeling te kunnen bewerkstelligen, is besloten een elektronisch systeem in gebruik te nemen dat het mogelijk maakt cliëntgegevens te beheren en dat de verwerking, toekenning en uitbetaling van subsidieaanvragen ondersteunt. Een vereiste met betrekking tot het aan te schaffen computersysteem was dat systeeminterfaces in het Iers beschikbaar zouden zijn en zouden kunnen voorzien in de invoer, weergave en reportage van lettertekens zoals die gebruikt worden in de Ierse taal.
De Oplossing
Het ministerie nam de beslissing het AIMS systeem van Quest in te voeren, aangezien AIMS voldeed aan de vereisten die het aan een subsidiebeheersysteem stelde. Alle documenten die ontvangen of aangemaakt worden met betrekking tot de dossiers, worden elektronisch opgeslagen en zijn beschikbaar om op scherm te lezen of uitgedraaid te worden. Het systeem ondersteunt gebruikers bij het verwerken van aanvragen, en biedt de mogelijkheden voor een grotendeels papiervrije werkomgeving. Door gebruikers op de hoogte te houden van hun taken en te herinneren aan actiedata en vervaldata, zorgt het systeem ervoor dat aanvragen en verzoeken om inlichtingen tijdig in behandeling worden genomen. Ook voorziet het systeem in beheersrapportages die tot op de minuut actueel zijn.
Met AIMS kunnen meerdere medewerkers aan hetzelfde dossier werken, terwijl elke gebruiker tegelijkertijd inzicht heeft in de activiteiten die plaatsvinden in het cliëntdossier. Het systeem biedt gebruikers de volgende mogelijkheden:
- Het registreren van subsidieaanvragen en het bijwerken van cliëntgegevens
- De verwerking van subsidieaanvragen en toegang tot gegevens m.b.t. subsidieprojecten en subsidieregelingen
- Het zoeken en opvragen van cliëntdossiers, en het bekijken van eerdere aanvragen
- Het vastleggen van beslissingen m.b.t. toekenning van subsidies en het informeren van naasthogere leidinggevenden i.v.m. autorisatie
- Het regelen van betalingen (vooruitbetalingen, termijnen en definitieve uitbetalingen)
- Het vastleggen van het verloop van de aanvraag (telefoongesprekken, vergaderingen, inspecties)
- Het scannen van relevante documenten en het leveren van de benodigde correspondentie, rapporten etc.
Door inzicht te verschaffen in statistische gegevens met betrekking tot de diverse aspecten van de Gaeltacht regio’s, heeft het systeem het ministerie niet alleen voorzien van de mogelijkheid te meten hoe goed het functioneert, het zorgt ook voor de noodzakelijke flexibiliteit om toekomstige wijzigingen in bestaande projecten en regelingen eenvoudig te kunnen aanbrengen, en om op een later moment aanvullende projecten en regelingen toe te kunnen voegen.
