AIMS werd ontworpen en ontwikkeld door Quest Computing Ltd en is bijzonder makkelijk te configureren. Die flexibiliteit komt tegemoet aan de behoeften van de moderne fondsverstrekker die zich aan nieuwe ontwikkelingen aanpast. Het systeem is bij uitstek geschikt voor fondsenverstrekkers die:
- meerdere geldstromen hebben
- via hun website aan aanvragers, beoordelaars en werknemers toegang tot gegevens willen bieden
- een centrale contactdatabase en CRM-applicatie nodig hebben
- flexibel moeten kunnen zijn om aan aanpassingen van de financieringsschema’s te voldoen
- op resultaten en output toezicht houden
Beveiliging door toegang op basis van toestemming garandeert een gehele of gedeeltelijke toegang tot schermen en gegevens – afhankelijk van de behoeften van de gebruiker. Omdat het systeem webgebaseerd is, is het bovendien geschikt voor online peer review, thuis-/telewerk en e-government initiatieven. AIMS voorziet tevens een medium voor een gezamenlijke werkomgeving voor interne/externe experts en reviewers.
Flexibiliteit is één van de belangrijkste kenmerken van AIMS, waardoor Quest of klantenorganisaties veel aspecten van het systeem kunnen configureren. De belangrijkste te configureren domeinen of onderdelen van AIMS zijn onder andere:
- Workflows – De werkwijze en de systemen die gebruikt worden in de aan elkaar gekoppelde activiteiten die het subsidieproces omschrijven. De profielen worden toegevoegd en in de verschillende fasen kunnen ook activiteiten worden toegevoegd.
- Smart Forms - eenvoudige online formulieren die kunnen opgesteld worden aan de hand van verschillende vragen en secties en die optioneel aan de database gekoppeld kunnen worden.
- Flexbase - naast de belangrijkste data-elementen in AIMS (toepassingen, contacten, bankrekeningen) kunnen er nog velden worden toegevoegd
- Voorbeeldbrieven - mail-merge brieven waarin datavelden toegevoegd kunnen worden.
- Betalingen en Financiën - de financiële pijplijn inclusief toepassing van bedragen, verbintenissen en betalingen.
- Toestemmingen - toegang tot de functies binnen het systeem kunnen gecontroleerd worden via toestemmingen, waarvan sommige per regeling kunnen bepaald worden.
- Vertalingen - labels en boodschappen die in AIMS verschijnen, kunnen veranderd worden, ongeacht welke terminologie of taal binnen de organisatie gebruikt wordt.
- Postvak IN - de kolommen die in het Postvak IN verschijnen, kunnen aangepast worden.
- Registratie van gebruikers - er kunnen verschillende soorten registratie van gebruikers ingesteld worden
Organisaties die in de toekomst hun subsidieregelingen willen veranderen of wijzigen of nieuwe regelingen willen toevoegen, kunnen dat gemakkelijk zonder een dure herprogrammering te moeten doen. Het personeel van de organisatie zelf, of Quest, kan gemakkelijk nieuwe workflows toevoegen of wijzigen wanneer en als de regelingen van de organisatie gewijzigd worden.
Op de arbeidsmarkt van vandaag moeten fondsenverstrekkers meer rekenschap geven aan managers, overheidsdepartementen en entiteiten van wie de verschillende subsidieaanvragen aanvaard of verworpen werden. Het online subsidiesysteem AIMS kan elke toepassing traceren, wat de rapportering, verantwoording en het beheer veel gemakkelijker maakt. Daarenboven kan het systeem gemakkelijk met toonaangevende financiële systemen gebruikt worden om de uitgaven beter te beheren.
