Formulieren worden in AIMS gecreëerd met behulp van de tool SmartForms. Dankzij die tool kunnen gebruikers hun eigen aanvraagformulieren, controleformulieren, interne formulieren, enz. zelf opstellen en ze online posten. Om ingewikkelde formulieren te creëren, is voorafgaande kennis van het programma niet vereist. Bovendien kunnen SmartForms aan de database gekoppeld worden om te helpen gegevens terug te vinden en dubbel werk te vermijden. De SmartForms van AIMS zijn conform “Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 1.0.”.
SmartForms kunnen gebruikt worden om allerlei soorten inschrijvingen op te slaan, waaronder voorstellen voor de financiering van onderzoeken, rapporten over financiële en technische vooruitgang, vragenlijsten ter afronding van een project, ingevulde voorstelevaluaties, technische einddocumentatie, brieven ter verklaring van uitgaven, rapporten van financiële uitgaven, cv's, publicaties, papers enz.
De subsidiemanager kan alle formulieren opstellen die online ingevuld (of indien nodig op papier ingediend) moeten worden. Alle documenten, inclusief Word-documenten, pdf’s, spreadsheets, afbeeldingen, video’s, PowerPoint-documenten, enz. kunnen aan een toepassing gekoppeld worden.Kortom, dankzij deze tool kan de AIMS-gebruiker ingewikkelde formulieren opstellen, ook al heeft hij geen programma- of informaticakennis. Gegevens die in online formulieren bewaard werden, vermijden dubbel werk en bovendien kunnen ze gebruikt worden om rapporten op te stellen en projecten op te volgen.