Natural England
The Client
Natural England is a government agency operating under the remit of the Department for Environment, Food and Rural Affairs. The newly formed agency combined the work of the former Countryside Agency, English Nature and the Rural Development Service. In bringing together the functions carried out by these organisations, Natural England will be able to provide an integrated service, making it easier for the public to get advice on all matters concerning access and the use of England's natural environment. The Agency works for people, places and nature, to enhance biodiversity, landscapes and wildlife in rural, urban, coastal and marine areas; promote access, recreation and public well-being; and contribute to the way natural resources are managed so that they can be enjoyed now and in the future.
Natural England deliver the Government’s programme of financial incentives to farmers and land managers for the protection and enhancement of the natural environment. In combining 3 separate organisations into one, a new grant management system was required to enable Natural England bring it’s grant services closer to the public they strive to serve. With this in mind, AIMS was chosen as their preferred Grant Management Solution
AIMS will now be used to run all of Natural England’s Grant Schemes including;
- National Nature Reserve Capital Grants
- Land Purchase Grants Scheme
- Biodiversity Action Fund
- Sustainability Fund
Grants Management Solution
Applicants will be able to apply for Grants on-line and the application will then be processed internally using Natural England’s own reviewing processes, which are reflected in AIMS.
All data will be centrally stored, making reporting, auditing and accountability much easier.
The Netherlands Fund for Performing Arts (NFPK+)
The Client
The Netherlands Fund for Performing Arts+ (Nederlands Fonds voor Podiumkunsten - NFPK+) brings together all the performing arts disciplines into a single organisation that considers the entire chain, from creating and producing to programming and audience-building.
The Dutch Funding Organisation makes awards to professional arts organizations and individuals using a peer assessment process. The Netherlands is home to many companies, ensembles, orchestras and creators respected around the world. There is a well-equipped and well-distributed network of venues to exhibit the entire range of disciplines. NFPK works to retain and enhance what is already good and to help streamline those areas that require improvement.
This naturally presupposes the existence of a wellfunctioning funding structur
Grant Management Solution
NFPK decided to implement Quest’s AIMS Grant Management Solution to provide more efficient and effective ways to deliver services to grant applicants.
The AIMS System will be used to gather information from artists and organisations which is fed into the AIMS database where all information on each client is centrally stored and easily retrieved. Each Grant Application will follow an electronic "workflow" to ensure all applications are processed and assessed fairly and in the same way.
The new Grant Management solution will provide NFPK staff with “information at their fingertips”, and will as a result, offer more efficient communication with artists and organisations.
NFPK+ will use the new software to ensure closer contact with the sector and improve transparency, accessibility, visibility and administrative procedures. In doing so, it will seek to strike the right balance between continuity and a satisfactory degree of flexibility.
Arts Council England
Le Client
Arts Council England est l’agence nationale de développement des activités culturelles en Angleterre. Elle a pour mission de distribuer l’argent public du gouvernement et de la National Lottery. Beaucoup de choses ont changé dans sa nouvelle organisation, née à la suite de la fusion des dix Regional Arts Boards indépendants. La conséquence sous-jacente de cette fusion a été son engagement ferme envers les parties intervenantes à leur apporter une valeur ajoutée. Entre 2006 et 2008, Arts Council England a investi 1,1 milliard de livres de fonds publics provenant du gouvernement et de la National Lottery pour soutenir les activités culturelles.
Le Défi
L’Arts Council England a demandé d’acheter et d’implémenter un Système de gestion des subsides (Single Grant Management System - SGMS), qui permettrait de gérer les 9 régions anglaises. Le système, basé sur un navigateur, remplacerait avantageusement les différents systèmes utilisés au Council dans les différentes régions et répondrait aux quatre exigences de haut niveau suivantes :
- Centraliser les contacts dans un répertoire
- Gérer et automatiser tout le processus de subvention à travers les régions
- Contenir un MIS (Management Information System) puissant et des fonctionnalités de reportage
- Pouvoir intégrer le système financier utilisé actuellement : Oracle Financials
La Solution
Arts Council England avait déjà chargé une équipe d’analystes des systèmes de gestion et de développeurs de mettre au point un prototype avant de choisir la solution AIMS. La flexibilité du système a permis au conseil de configurer AIMS de manière à ce qu’il réponde à toutes leurs exigences tout en évitant les frais ou les risques liés à la conception et à la création d’un système sur mesure.
Les développeurs du conseil ont été formés à la technologie AIMS, ce qui leur a permis d’implémenter leur prototype dans l’architecture AIMS. Le résultat a ensuite été adopté comme standard pour tous les programmes futurs.
Une fois familiarisés à l’environnement, les analystes de systèmes de gestion du conseil ont rapidement appliqué au système leurs processus opérationnels, règles et structures d’organisation des clients. L’équipe de développement et d’implémentation de Quest s’est accordée avec ses homologues de l’équipe du conseil en charge du projet, tandis que le senior Project Manager de Quest est resté sur place trois jours par semaine pendant la toute durée du projet. Cette collaboration a assuré le succès du projet de la manière la plus rapide et la plus efficace qui soit.
La première phase de ce système à l’échelle de l’entreprise a été mise en œuvre en juillet 2006, alors que le reste des 800 utilisateurs s’y sont mis au mois d’octobre suivant, respectant ainsi les délais et le budget.
Sports Council for Wales
Le Client
Le Sports Council for Wales (Conseil des sports du Pays de Galles) est un organisme public commandité par le Gouvernement de l’Assemblée galloise. Il est responsable du développement et de la promotion des sports et des loisirs au Pays de Galles. Le Sports Council for Wales compte environ 180 effectifs - Head Office (Bureau central) et personnel régional compris, ainsi que les personnes qui travaillent dans des centres nationaux, au Welsh Institute of Sport (Institut gallois du Sport) à Cardiff et au Plas Menai National Watersports Centre (Centre national des sports aquatiques Plas Menai), près de Caernarfon. Le Sports Council for Wales a son siège au Welsh Institute of Sport à Cardiff.
Le Défi
Le conseil, financé grâce aux contributions à la fois de la Lottery et d’Exchequer, gère plus de 10 programmes de gestion de subsides différents et utilise de nombreux processus manuels pour gérer ses opérations. Par conséquent, les données étaient conservées dans une série de dossiers de données dispersés à travers l’organisation, avec une administration fragmentée et sans la moindre base de données pour la gestion des subsides et sans système d’information s’y rapportant.
La Solution
Le conseil a chargé un organisme de consultance indépendant d’étudier ses besoins. Cette étude ne concernait pas uniquement la préparation de l’organisation à un nouveau système informatique, mais également la rationalisation du nombre de procédures dans l’administration et la gestion de ses programmes de subsides. Une fois l’étude dûment menée et après une étude de marché détaillée, suivie d’un appel d’offres, le conseil a décidé d’acquérir le système AIMS.
Quelques facteurs-clé auquel le système répond :
- Fournir aux utilisateurs la capacité de voir en un coup d’œil les demandes à surveiller (à l’aide la boîte de réception d’AIMS), de remplir des check-lists et de créer de lettres standard
- Fournir un accès en ligne aux demandeurs pour qu’ils puissent remplir les formulaires de demander et afficher l’état de progression de leur demande
- Permettre aux utilisateurs de déterminer si des clients ont demandé ou reçu des subsides d’autres programmes et de rechercher des demandes, des personnes ou des organisations par programme
- Permettre aux utilisateurs autorisés d’afficher tous les documents liés à une demande sans devoir demander une copie des fichiers sur papier
- Évaluer et approuver les subsides et les paiements en ligne
- Envoyer des rappels automatiques aux utilisateurs lorsqu’un délai est dépassé sans action et assurer que les tâches et les demandes restent dans la boîte de réception des utilisateurs jusqu’à ce qu’elles soient traitées
- Permettre aux utilisateurs d’attribuer des tâches à d’autres membres de leur équipe pendant leurs congés
Le système, mis en oeuvre en moins de 6 mois et dans le respect du budget, est utilisé intensivement au sein du conseil et fournit un répertoire central contenant les données des contacts liés aux subsides, offrant ainsi un environnement de travail et de collaboration à la direction et au personnel.
Department of Community, Rural & Gaeltacht Affairs
Le Client
Le ministère des Affaires communautaires, rurales du Gaeltacht est responsable de la promotion et de la défense du bien-être culturel, social et économique des sept régions reconnues du Gaeltacht en Irlande. En outre, la section Îles est responsable plus particulièrement de la promotion du développement durable dans les îles offshore habitées et de l’offre de niveaux de services satisfaisants aux habitants des îles.
Le Défi
Pour exercer son mandat, le ministère a dû fournir une réponse standard et cohérente aux demandes de subsides. Il a été décidé d’utiliser un système informatique pour conserver les données des clients et soutenir le développement, l’approbation et le paiement des demandes de subsides. La langue des interfaces du système devait être l’irlandais et il fallait prévoir l’introduction, l’affichage et le reportage des caractères utilisés dans la langue irlandaise.
Le ministère a pris la décision d’implémenter le système AIMS de Quest en se basant sur sa faculté d’adaptation à tous les besoins. Tous les documents reçus ou produits liés à des dossiers sont stockés électroniquement et prêts à être affichés et imprimés. Le système aide l’utilisateur à traiter les demandes et offre la possibilité de diminuer drastiquement la masse de papier dans l’environnement de travail. Il assure la ponctualité des réponses aux demandes et aux requêtes en informant les utilisateurs et en leur rappelant leurs tâches et les délais, tout en fournissant un reportage immédiat des informations sur la gestion.
AIMS permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même dossier simultanément et à chaque utilisateur d’avoir un aperçu des activités en cours dans le dossier du client. Les utilisateurs peuvent :
- Enregistrer des requêtes des demandes et mettre à jour les données détaillées du client
- Traiter des demandes de subsides et accéder aux détails du programme
- Rechercher et récupérer les dossiers du client et afficher les demandes précédentes
- Enregistrer les décisions d’approbation et signaler l’autorisation au niveau supérieur de gestion
- Préparer les paiements (paiements d’avance, acomptes et paiements finaux)
- Enregistrer les « comptes rendus d’événements » (conversations téléphoniques, réunions, inspections)
- Scanner la documentation intéressante et rédiger la correspondance, des rapports, etc.
Non seulement le système a permis au ministère de mesurer l’efficacité du système en fournissant des statistiques sur les différents aspects des régions du Gaeltacht, mais il a également fait preuve d’assez de flexibilité pour qu’on puisse, à l’avenir, apporter facilement des modifications aux systèmes existants et ajouter des systèmes supplémentaires.
