AIMS (Award Information Management System – Système de gestion de l’information relative aux primes) est, à l’échelle de l’entreprise, un système spécifiquement conçu pour pourvoir aux besoins des organisations de financement et de subventionnement. Il contrôle tous les aspects du processus de financement, depuis la requête initiale jusqu’à l’approbation, au paiement et à la vérification ultérieure des résultats, en passant par les évaluations et recommandations.
Conçu et développé par Quest Computing Ltd, AIMS est configurable à volonté, et cette flexibilité vient soutenir le besoin d’adaptation et de changement des organismes de financement modernes. Il est particulièrement adapté aux organismes de financement qui :
- possèdent des flux de financement multiples
- projettent de fournir un accès Internet aux demandeurs, experts et employés
- nécessitent une base de données centrale de contacts et un dispositif de gestion des relations clients
- ont besoin de flexibilité pour intégrer tout ajustement des structures de financement
- surveillent les résultats ainsi que le rendement
Basé sur l’autorisation, le système de sécurité permet un accès partiel ou intégral aux écrans et données, selon les besoins de l’utilisateur. De plus, comme il se fonde sur l’Internet, le système permet une révision par un collègue, le télétravail ou travail à domicile et les initiatives gouvernementales électroniques. AIMS procure également un moyen de collaboration professionnelle pour les experts et réviseurs internes ou externes.
La flexibilité est un des principaux critères d’AIMS, qui permet à Quest ou aux organismes clients de configurer nombre d’aspects du système. Parmi les principaux domaines ou composants configurables d’AIMS, on trouve :
- Flux de travail – chemin et systèmes utilisés dans le flux d’activités reliées qui décrivent le processus de subvention. Les rôles sont joints, et des activités peuvent être ajoutées à différentes étapes.
- Smartforms – des formulaires en ligne non complexes peuvent être créés, avec différents types de questions et de sections qui peuvent, en option, être reliés à la base de données.
- Flexbase - AIMS permet l’adjonction de champs aux éléments de données principales (demandes, contacts, comptes en banque).
- Lettres types – modèles de lettres au style convergeant pouvant comprendre des champs de données.
- Paiements et finances –poste financier, qui inclut les montants des demandes, les engagements et les paiements.
- Autorisations – l’accès aux fonctions du système peut être contrôlé via des autorisations, dont certaines peuvent être établies selon une structure.
- Traductions – les appellations et messages apparaissant dans AIMS peuvent être remplacés par tout langage ou toute terminologie utilisé en interne par l’organisation.
- Boîte de réception – les colonnes prévues dans la boîte de réception sont configurables.
- Enregistrement d’utilisateur – divers types d’enregistrements peuvent être prévus.
Les organismes souhaitant, dans le futur, changer, modifier leurs structures de subvention ou en ajouter de nouvelles, peuvent effectuer cette tâche facilement, sans devoir passer par une reprogrammation coûteuse. Le personnel de l’organisme ou Quest peuvent facilement ajouter de nouveaux flux de travail ou modifier ceux en place, si et lorsque les structures de l’organisme connaissent un remaniement.
Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, les organismes octroyant des subventions doivent rendre toujours davantage de comptes à leurs administrateurs, aux ministères ainsi qu’aux entités auxquelles les diverses subventions sont accordées ou refusées. Le système de subventionnement en ligne AIMS peut tracer chaque demande individuelle, simplifiant grandement les rapports, la justification et l’administration. Il peut également être intégré sans problème aux principaux systèmes de gestion financière, et ainsi mieux suivre les dépenses.
