Pour créer un formulaire dans AIMS, on se sert de l’outil SmartForms, qui permet aux utilisateurs de façonner leurs propres formulaires de demande, de révision, internes, etc. et de les placer en ligne. Pour créer des formulaires complexes, pas besoin d’être programmeur. Les Smartforms peuvent aussi être reliés à la base de données pour faciliter la reproduction de données et réduire au maximum les doubles travaux. L’outil Smartforms d’AIMS est conforme aux recommandations « Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 1.0 ».
Avec les SmartForms, des communications de tout genre peuvent être saisies, y compris des propositions de financement de recherches, des rapports relatifs aux progrès financiers et techniques, des questionnaires de fin de projet, des évaluations de propositions complétées, de la documentation technique étayant un accord, des lettres d’agrément de dépense, des rapports de sorties financières, des publications de C.V., de journaux, etc., etc.
Le responsable des primes peut créer l’ensemble des divers formulaires à compléter en ligne (ou à transmettre sur papier si l’on préfère). Une demande peut être accompagnée de n’importe quel type de document, y compris de fichiers Word, PDF, tableurs, images, vidéos, PowerPoint, etc.
Bref, grâce à cet outil, l’utilisateur d’AIMS peut créer des formulaires complexes sans aucune connaissance en programmation ou en IT. Les données introduites dans les formulaires en ligne préviennent la redondance de tâches, et servent potentiellement à l’élaboration de rapports et au contrôle de projets.